Kategorie
Uncategorized

Jak efektywnie zarządzać sobą w czasie.

Czy czas jest Twoim sprzymierzeńcem, czy wrogiem?

Zegar tyka bezlitośnie i nie zatrzyma się na nasze prośby i błagania. Biegniemy przez życie często z zadyszką, bo wiemy, że mamy ograniczony czas. To czas jest najdroższą walutą świata i warto nauczyć się efektywnie zarządzać sobą w czasie, by nie „zbankrutować”. Zarządzanie sobą w czasie to umiejętność, która ma realny wpływ na jakość Twojego życia i Twój sukces. Można się tego nauczyć, a dziś pokażę Ci kilka sprawdzonych metod, które Ci to ułatwią.

Coraz więcej osób chce dobrze zarządzać sobą w czasie, aby zyskać czas dla siebie.

Zarządzanie sobą w czasie nie jest celem, jednak drogą, która w sposób uporządkowany i systematyczny daje niezwykłe rezultaty.

Prowadzę szkolenia z ”Zarządzania sobą w czasie” i coraz częściej przychodzą uczestnicy, którzy mają potrzebę wygospodarowania czasu dla siebie, ale kompletnie nie widzą na to przestrzeni. Czasami odnoszę wrażenie, że liczą, że wyciągnę magiczną różdżkę, która pozwoli na wydłużenie im doby, by mogli znaleźć czas na odpoczynek, czas dla siebie.

Szkolenia, które prowadzę w tym temacie, pomagają w dokonywaniu świadomych wyborów. Pozwala na znalezienie przestrzeni, dzięki której czas dla siebie staje się rzeczywisty. Pokazuje możliwości łączenia, dzielenia i delegowania zadań oraz odrzucania tych, które dają zadowalające rezultaty.

Uczę technik, ćwiczeń, dzięki którym wychodzisz z nowymi umiejętnościami i świadomością zastosowania metod w życiu prywatnym i zawodowym.

Jeśli czujesz potrzebę dla siebie lub swoich pracowników zorganizowania takiego szkolenia u Ciebie w firmie napisz wiadomość prywatną, a ja przedstawię Ci możliwości, które będą najbardziej dogodną formą dla Ciebie.  

Złota godzina a zarządzanie sobą w czasie.

Zanim przejdziemy do metod, które pomagają w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie, należy przeanalizować kilka ważnych kwestii.

W pierwszej kolejności odpowiedz na pytania, które są zapisane poniżej:

  • W jakiej porze dnia jesteś najbardziej produktywny/a?
  • Kiedy w ciągu dnia dokonujesz najlepszych decyzji?
  • Jak oceniasz swój poziom energii w poszczególnych godzinach doby?
  • Co pozytywnie wpływa na Twoją produktywność?
  • Czego potrzebujesz, aby osiągać więcej w krótszym czasie?
  • Jaką godzinę w pracy/ domu masz na swobodne wykonanie obowiązków?

Po spisaniu odpowiedzi poszukaj zależności pomiędzy Twoim najbardziej produktywnym czasem w ciągu doby a tym kiedy produktywność spada.

Do jakich wniosków doszłaś/edłeś?

Czemu nie wykorzystać złotej godziny?

Produktywność w zarządzaniu sobą w czasie, jest ściśle powiązana ze złotą godziną. Jest to najlepszy sposób na produktywne rozpoczęcie lub zakończenie dnia.

Wstawaj przed wszystkimi domownikami lub przychodź do pracy o godzinę wcześniej. To 60 minut, podczas których nikt nie będzie Ci przeszkadzał i będziesz miał czas wyłącznie dla siebie.

Przeznacz go na najważniejsze dla siebie zadania lub na rzeczy, na które w ciągu dnia brakuje Ci czasu. Możesz w tej godzinie skupić się na najtrudniejszych rzeczach, które często odkładasz w czasie.

Stwórz nawyk, który pozwoli Ci na zdecydowanie lepsze rezultaty. Pomimo tego, iż umownie nazywamy to złotą godziną, nie daj się zwieść. Mogą to być nawet 2 lub więcej godzin w ciągu dnia np. w podziale na 1 godzinę rano na rzeczy dotyczące życia osobistego i 1 godzinę przeznaczoną na rzeczy zawodowe.

Wybrane i sprawdzone metody zarządzania sobą w czasie.

Jeśli należysz do tych szczęśliwców, którzy świetnie radzą sobie z organizacją życia prywatnego i zawodowego, umiesz określić priorytety i się ich trzymać, potrafisz złapać oddech i znajdujesz czas dla siebie, szczerze gratuluję. Jednak dziś coś dla tych, którzy potrzebują wsparcia i podpowiedzi jak efektywnie zarządzać sobą w czasie, by móc cieszyć się w pełni życiem.

Poniżej przedstawię kilka metod, które możesz przetestować na sobie już dziś.

1.       Zasada Pomodoro.

Jedną z zasad praktycznego wykorzystania zarządzania sobą w czasie jest zasada POMODORO.

Nazwa tej techniki wywodzi się od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora.

Niezwykle prosta i skuteczna zasada pozwala nawet niezorganizowanym, pracować efektywnie.

Jak ją stosować?

Metoda ta zakłada działanie w określonych cyklach czasowych, jednak należy pamiętać o paru niezbędnych krokach, jakie należy wykonać, aby uzyskać oczekiwany rezultat.

  • W wersji podstawowej metoda zakłada pracę w 25-minutowych blokach czasowych, pomiędzy którymi robi się 5-minutowe przerwy. Jeśli ukończysz zadanie przed upływem 25 minut, skreślasz je z listy i po przerwie zabierasz się za kolejne w następnym 25-minutowym cyklu.
  • Po 4 pełnych cyklach robisz sobie dłuższą, 25-30-minutową przerwę. Jeśli jednak zadania nie ukończysz to zapisz sobie efekt końcowy i dopiero zrób przerwę. Jest to ważne, aby wracając do zadania w następnym bloku czasowym rozpocząć od momentu, na jakim zostało zakończone.
  •  Istotą tej techniki jest pełne skupienie się na zadaniu w wyznaczonym bloku czasowym i całkowite usunięcie rzeczy, które mogą powodować rozpraszanie.
  •  Długość bloków czasowych, jak i długość przerw dostosuj do swoich potrzeb oraz do realnych możliwości. Jest to ważne, aby cykle były przeprowadzane systematycznie.

Metoda Alpen

Technika zarządzania sobą w czasie, która idealnie sprawdzi się do krótkoterminowego zarządzania swoimi zadaniami oraz ustalania priorytetów. Jest prosta i skuteczna. Podkreśla ważność zadań, czas ich wykonania oraz uwzględnia niezbędny czas na przerwy, co pozwala, aby zadbać o swoją produktywność.

Metoda opiera się na analizie i podsumowaniu, która jako nieliczna pozwala na dostrzeganie zmian niezbędnych do pełnego funkcjonowania metody.

Nazwa tej metody ułatwiającej zarządzanie czasem to akronim od niemieckich słów:

  • A – (Aufgaben – zadania) – okreś,l co masz do zrobienia danego dnia i zapisz to
  •  L – (Länge schätzen – szacowanie długości) – określ czas realizacji poszczególnych zadań
  •  P – (Pufferzeiten einplanen – przerwy i pauzy) – uwzględnij wszystkie przerwy, które pozwolą na odpoczynek między zadaniami
  •  E – (Entscheidungen treffen – priorytety) – określ to, co jest dla Ciebie najważniejsze danego dnia, wydeleguj możliwe zdania innym osobom, później zacznij działać
  •  N – (Nachkontrolle – kontrola) – przeanalizuj i podsumuj Twoją efektywności wykonanych zadań oraz zastanów się jakie zmiany pozwolą na wykonanie wszystkich zadań w przyszłości

3.  Metoda TRZOS

Masz bardzo mało czasu na ułożenie swoich zadań, bo Twój kalendarz pęka w szwach.

Tu idealnie sprawdzi się metoda przeznaczona do krótkoterminowego i skutecznego zarządzania sobą w czasie – metoda TRZOS. Pozwoli Ci na szybką priorytetyzację oraz szerszy ogląd na zadania, jakie masz do wykonania. Również uwzględnia nieprzewidziane sytuacje i pozwala na skoncentrowanie się na działaniu, a nie problemie.

Jest to metoda podobna do ALPEN, jednak zawiera również dodatkowe obszary:

  • T – Terminy zadań – wypisz wszystkie zadania i ustal, do kiedy je zrealizujesz,
  • R – Ramy czasowe – wyznacz, ile czasu zajmie Ci realizacja poszczególnych zadań,
  • Z – Zaplanowanie rezerwy czasu – uwzględnij czas na odpoczynek i nieplanowane czynności (pożary),
  • O – Ograniczenie innych działań – ustal priorytety i skup się na jednym, najważniejszym zadaniu w danym momencie,
  • S – Skontrolowanie rezultatów – weryfikuj swoje postępy, zmieniaj swój plan, ulepszaj i łącz techniki zarządzania sobą w czasie.

"Bądź wzorcem dla innych. Wyobraź sobie, że wszyscy nieustannie Cię obserwują, aby nauczyć się doskonałego zarządzania czasem. Jak zorganizujesz swój dzień i każdą jego minutę?"

Brian Tracy

4.      Prawo Parkinsona

Poznaj jeszcze prawo, które również wspiera zarządzanie sobą w czasie, dzięki czemu odkładanie zadań pozostanie tylko wspomnieniem.

Wyobraź sobie sytuację, że stoisz przed realizacją ważnego i trudnego zadania. Wykonujesz je pierwszy raz, ale planując na niego czas, zawsze kończy się na odkładaniu na kolejny termin.

Odkładasz je w nieskończoność, a gdy zbliża się termin jego ukończenia, nagle wykonujesz je dużo szybciej, niż zakładałeś/aś.

Czyż to nie brzmi znajomo?

 Prawo Parkinsona mówi o tym, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Pierwszy raz opisał je angielski historyk Cyril Parkinson pod koniec lat 50-tych.

Zauważył, że urzędnikom brytyjskim mającym do dyspozycji 8 godzin na wykonanie zadania, jego realizacja zajmuje dokładnie tyle czasu, nawet jeśli jest ono proste, a spokojne jego wykonanie nie powinno zająć dłużej niż 4 godziny.

Znając to prawo, zastanów się, w jaki sposób możesz je wykorzystać, aby skuteczniej działać?

  • Wyznacz termin realizacji odkładanego zadania.
  • Wyznacz czas na jego realizację.
  • Zastanów się, w jaki sposób wykonasz to zadanie, ograniczając czas realizacji o 50%?
  • Wypisz sposoby.
  • Zdecyduj, z którego skorzystasz.
  • Działaj  i ciesz się zaoszczędzonym czasem i wykonanym zadaniem.

Czy efektywne zarządzanie sobą w czasie jest proste?

Odpowiem trochę przewrotnie. Dla jednej osoby jest to proste, jak budowa przysłowiowego „cepa” 😉. Dla innych jest nie lada wyzwaniem. Ale jedno jest pewne, wszystkiego można się nauczyć i tylko od nas zależy, jak wykorzystamy zdobytą wiedzę. Zarządzanie sobą w czasie ma ułatwić nam życie codzienne i pracę. Wszystko po to, by nie czuć przytłoczenia, zmęczenia czy wypalenia.

Jeśli chcesz zgłębić temat dla siebie lub wesprzeć swoich pracowników, zapraszam na szkolenie „Zarządzanie sobą w czasie”, które bardziej szczegółowo i praktycznie przygotuje Cię do efektywnego zarządza czasem.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *