Kategorie
Uncategorized

Zarządzanie sobą w czasie – kolejne sprawdzone metody.

Czy od przybytku głowa boli?

Mnogość metod, które można zastosować dla zwiększenia efektywności zarządzania sobą w czasie, może przyprawić o zawrót głowy. Jednak ma to swoje plusy. Każdy indywidualnie może dobrać do siebie metodę, która będzie najbardziej skuteczna w jego przypadku. Każdy jest inny, ma inne potrzeby, priorytety, inny system pracy i życia. Dlatego warto znać różne rozwiązanie, by zadbać o swój komfort. We wcześniejszym wpisie blogowym przedstawiłam część metod, które możesz przetestować u siebie. Dziś przybliżę kolejne, które również wspierają zarządzanie sobą w czasie.

Wyznacz cel, by skutecznie zarządzać sobą w czasie.

Jedna z metod opiera się właśnie na ustaleniu i doprecyzowaniu celu. Pozwala zdefiniować efekt zadania w taki sposób, aby zwiększyć szansę na jego realizację oraz pokazuje konkretne działania, jakie należy wykonać, aby założony efekt został osiągnięty.

To metoda SMART, zgodnie z którą, cel powinien być:

S (Specific) – szczegółowy, specyficzny

M (Measurable) – mierzalny, możliwy do zmierzenia

A (Ambitious) – ambitny, motywujący do działania

• R (Realistic) – realny, możliwy do wykonania•T (Timely) – terminowy, określony w czasie

Korzyści:

  • Jeśli prawidłowo określisz i sprecyzujesz swój cel, zaplanowanie go i późniejsza realizacja będą dużo łatwiejsze. 
  • Pozwoli to na zyskanie czasu na wykonywanie innych, równie ważnych zdań oraz zapobiegnie odkładaniu na później.
  • Poprzez wyznaczenie konkretnego terminu realizacji będziesz mógł samodzielnie 

Dodatkowo w zaznaczeniu celu jako motywującego do działania opieramy realizację na motywacji wewnętrznej, co ogranicza zagrożenie porzucenia zadania lub odsunięcia w czasie.

Gdy już masz cel, zbadaj rezultat.

Po wyznaczeniu celu bardzo istotne jest jego zmierzenie poprzez konkretne rezultaty, które pozwolą nam go dookreślić.

Po co to robimy?

Wszystko po to, by spojrzeć na cel oraz jego realizację z szerszej perspektywy. Kiedy określimy więcej niż jeden miernik sukcesu, pozwala nam to na zachowanie motywacji oraz utwierdzenie się w możliwości wykonania celu.

Ten aspekt pokazuje naszą sprawczość i łatwość osiągania, a to będzie decydujące w

realizacji celu.

Metoda OKR nam w tym pomoże.

Jest to idealna technika w celu rozwinięcia metody SMART. OKR jest skrótem od techniki wykorzystywanej przez światowe korporacje i oznacza: cele i kluczowe rezultaty (Objectives and Key Results).

Jak z nią pracować?

  • Wyznacz 3,4 cele z najważniejszych obszarów swojego życia. 
  • Określ jak najwięcej (min. 2,3 mierniki sukcesu do każdego z

nich).

 Co będzie pomocne przy określeniu mierników?

  1. Zadaj sobie krótkie i znaczące pytanie: Po czym poznasz, że cel został osiągnięty.
  2. Zaplanuj realizację.
  3. Przejdź do działania.

Pamiętaj, aby regularnie śledzić postępy i weryfikować stopień ich realizacji. To niezwykle istotny element tej metody.

Jakie znaczenie mają mapy myśli w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie?

Mapy myśli bardzo często sprawdzają się w organizacji czasu pracy samodzielnej jak i zespołowej. Są pomocne przy pracach nad planowaniem złożonych projektów, rozpisywaniu swoich celów i podziale  ich na mniejsze części oraz wyszukiwaniu nowych rozwiązań. Idealne narzędzie do przeprowadzenia „burzy mózgów”.

Mapa myśli to nic innego jak notowanie i planowanie wizualne w formie graficznej. Pozwala na szersze spojrzenie na problem oraz stworzenie zupełnie nowych rozwiązań, które na pierwszy rzut oka mogłyby nie istnieć.  

Według twórców Tony’ego i Barry’ego Buzzan’a ma zwiększać efektywność pracy, nauki i zapamiętywania, przy wykorzystaniu współpracy obu półkul mózgowych. Narzędzie pozwala na myślenie twórcze. Zapobiega nudzie, braku skupienia i odtwórczego poszukiwania rozwiązań.

Bardzo ważne jest dobranie odpowiedniego narzędzia oraz dopasowania formy wizualnej do swoich preferencji. Kiedy tworzysz mapę myśli w formie papierowej, zadbaj o odpowiednie materiały, które pomogą Ci w oprawie wizualnej.

Przed rozpoczęciem tworzenia map myśli zadaj sobie poniższe pytania, co pozwoli Ci uzyskać jak najlepsze efekty:

  1.  Jaką formę tworzenia map myśli preferuję?
  2. Jak powinna wyglądać moja idealna mapa myśli?
  3. Co jest mi niezbędne do tworzenia?
  4.  Jakie kolory przykuwają moją uwagę?
  5. Co chce osiągnąć swoją mapą myśli?

Do tworzenia map myśli możesz wykorzystać aplikacje, które znacznie ułatwiają ich przygotowanie. Zawierają konkretne wzory, które możesz dostosować do swoich potrzeb i wykonywanych zadań. Przykładowe aplikacje do tworzenia map myśli: Coogle, Mindly, MindMup, Xmind, MindMeister, SimpleMind, Scapple i wiele innych.

Metoda Salami vs trudne i złożone zadania.

Jednym z najczęstszych powodów odkładania zadań na później jest ich obszerność, trudność i złożoność. Z pomocą przychodzi tu prosta i znana technika zarządzania sobą w czasie nazywana metodą salami.

Polega ona na:

  • dzieleniu dużych zadań/projektów na mniejsze części,
  •  pracy na każdym zadaniem/projektem po kolei tak, jakbyś delektował/a się salami – plasterek po plasterku.

Ukończenie jednej, małej części zadania (plastra salami) powoduje chęć sięgnięcia po następny, a później kolejny, aż dojdziesz do końca zadania, bądź projektu (plastra salami). Jednak, aby zadbać o powodzenie metody, należy popracować nad wywołaniem POKUSY sięgnięcia po następny kawałek.

Jak to zrobić ?

  1. Zastanów się, co Cię motywuje do dalszego działania?
  2. Jak siebie nagrodzisz za każdą z poszczególnych części?
  3. Jakie konkretne terminy realizacji wyznaczysz na każdą z części projektu?
  4. Na jakie obszary Twojego życia pozytywnie wpłynie wykonanie zadania?
  5. Co jeszcze zyskasz oprócz wykonanego zadania?

Te wypisane elementy posłużą jako „silnik” dla określonej projektowej maszyny.

Ta metoda i odpowiedzi na pytania pozwolą Ci osiągnąć rezultat przejścia z Twojego „muszę” na „chcę”, bo spojrzysz na nałożone zadanie zupełnie inaczej niż do tej pory.

W ten sposób jesteś w stanie zrealizować nawet największe projekty i znacznie usprawnić zarządzanie sobą w czasie.

Efektem Zeigarnik – rozwiązanie na odkładanie zadań na później.

Pewna rosyjska psycholog zauważyła, że kelnerzy w restauracji lepiej pamiętają zamówienia klientów, którzy jeszcze nie zapłacili od tych, którzy już uregulowali rachunek. Doszła do wniosku, że ludzie lepiej pamiętają sprawy, które są niedokończone.

Efekt ten nazwano – Efektem Zeigarnik.

Znając efekt, możesz go ściśle połączyć z metodą zapobiegającą prokrastynacji, poruszaną przeze mnie w poprzednim poście.

W jaki sposób?

Jeśli chcesz wykonać jakieś zadanie lub jego część, to przynajmniej je rozpocznij. Wówczas mimowolnie będziesz wracać do niego myślami, aby je dokończyć. To stworzenie pewnej „otwartej szufladki w głowie” spowoduje, że będziesz próbował/a dążyć do jej zamknięcia. Dzięki temu uzyskasz oczekiwany efekt i spokojniejszą głowę.

Macierz Eisenhowera

Kolejne narzędzie, które wspiera efektywne zarządzanie sobą to Macierz Eisenhowera.

Daje szerokie spojrzenie na kwestię priorytetyzacji zadań. Dzięki niej możesz ocenić swoją produktywność  oraz dostrzec zadania, które oddalają Cię od osiągania celu.

Macierz dzieli zadania na dwie kategorie:

  • Ważność – to zadania, które przyczyniają się do realizacji Twoich celów, marzeń i mają dla Ciebie dużą wartość (jeśli się zastanawiasz czy zadanie jest dla Ciebie ważne: zastanów się nad skalą 1-10 - które z cyfr na skali będą powodowały wpisanie w zadania ważne? Zadaj sobie pytanie: Jak oceniam w skali od 1 do 10 istotność danego zadania dla mnie?)
  • Pilność – to rzeczy, które mają bliski termin realizacji i nie mogą czekać.

Połączenie tych dwóch kategorii dzieli zadania na 4 ćwiartki w aspekcie planowania: 

  •  Ważne i Pilne (zrób je osobiście) − to sprawy z krótkim terminem realizacji, których nie możesz nie zrealizować. Nie robienie ich miałoby dla Ciebie negatywne skutki, Ważne i Niepilne (zaplanuj ich wykonanie) – to zadania, które prowadzą do realizacji Twoich celów, ale nie są pilne. Tu mogą być Twoje indywidualne cele, projekty, rozwój ważnych obszarów,
  • Nieważne i Pilne (deleguj komuś) – zadania błahe, ale naglące np. realizowanie cudzych spraw i celów, rachunki, niektóre spotkania, telefony, maile, rozliczenia,
  • Nieważne i Niepilne (pozbądź się ich) – to pożeracze czasu np. TV, social media, artykuły, gazety, aplikacje, gadżety oraz inne odciągacze uwagi.

Jest to jedno z częstych narzędzi wykorzystywanych przez menadżerów do wspólnego planowania zadań z pracownikami.

Pracodawca dzięki temu narzędziu zyskuje informacje jak obszerny zakres obowiązków i priorytetów znajduje się w ćwiartce 2- ważne i niepilne. Przełożony może dostrzec zagrożenie chęci realizacji przez pracownika tych aspektów. Może to skutecznie go odciągać od wykonywania innych obowiązków. Aby temu zapobiec, można wspólnie z pracownikiem znaleźć przestrzeń na wykonywanie dodatkowych obowiązków lub w kreatywny sposób połączyć zadania pilne i ważne z zadaniami ważnymi i niepilnymi.

Poznałeś już wiele metod, które mogą wesprzeć Cię w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie. Może masz już swoją sprawdzoną?. Jeśli nie zachęcam do działania, by z pełną satysfakcją i mądrością wykorzystać czas, który jest nam dany.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *